Gut möglich, dass Budgetplanung nicht zu euren Lieblingsaktivitäten gehört. Doch ebenso klar ist: Für einen erfolgreichen Event ist ein solides Budget matchentscheidend. Wir geben euch einen einfachen Überblick, worauf es bei der Event-Budgetierung ankommt und wie ihr böse Überraschungen vermeiden könnt.

Das Budget ist einer der wichtigsten Faktoren der Eventplanung, entscheidet es doch oft, ob eine Agentur den Auftrag bekommt oder nicht und ob der Anlass überhaupt durchgeführt werden kann. Die Budgetierung hilft, einen detaillierten Überblick über die Kostenarten und –Stellen zu behalten. Disziplinierte Arbeit und eine genaue Vorgehensweise sind dabei Pflicht.

Pssst... Für jene die nicht so viel lesen mögen: Am Ende des Artikels findet ihr hilfreiche Budgetvorlagen zum Downloaden. 

Die Kostenarten
In der Budgetierung unterscheidet man zwischen vier Kostenarten: Selbst- und Fremdleistungskosten auf der einen Seite, sowie fixe und variable Kosten auf der anderen Seite. 

Selbstkosten
Zu den Selbstkosten zählen alle Kosten, die eine Agentur oder ein Unternehmen selbst für einen Event ausgibt. Dazu gehören einerseits die Sachkosten, welche direkt für den Event anfallen, wie beispielsweise die Planung der Dekoration oder die Erstellung der Namenstafeln.
Als zweites zählt man die Personalkosten dazu, welche um einiges komplexer sind als die Sachkosten. Um die Personalkosten zu budgetieren, benötigt es einiges an Erfahrung. Man muss die Arbeitsabläufe kennen und den benötigten Zeitaufwand abschätzen können.
Zum Schluss kommen noch die Gemeinkosten hinzu: die Kosten für Büromaterial, Versicherungen, Steuern, Akquise und Büromiete.

Fremdleistungskosten
Zu den Fremdleistungskosten zählen sämtliche Leistungen und Produkte, welche extern eingekauft werden. Diese sind meist einfacher einzuschätzen, da sie sich auf verbindliche Angebote stützen. Wichtig ist, dass man alle Angebote mit den Dienstleistern schriftlich genau festhält und sicherstellt, dass die Leistungen klar definiert sind.
 
Fixe und variable Kosten
Die Fixkosten werden dadurch definiert, dass sie entstehen, egal in welcher Grösse ein Event am Ende tatsächlich stattfindet. Dazu gehören beispielsweise die Miete oder die Technik. Variable Kosten hingegen hängen zum Beispiel von der Teilnehmerzahl ab. Dazu gehören Faktoren wie Hotelzimmer, Personal, Catering und Give-Aways.
 
Das Vorgehen
Schön und gut, diese Kostenarten. Aber wie geht man denn eigentlich bei der Budgetierung konkret vor? Der Budget-Prozess wird grob in drei Phasen unterteilt:
 
Vorkalkulation
Während der Konzeptphase muss das Budget definiert werden. Die Kosten des zukünftigen Events müssen ermittelt, Offerten eingeholt und schlussendlich eine Kostenschätzung erstellt werden. Für die Budgetierung ist es entscheidend, sich über die Ziele und Inhalte des Events im Klaren zu sein. Soll Gewinn erzielt werden oder sollen lediglich die Kosten des Anlasses gedeckt werden? Gibt es Einnahmen, Sponsoren oder Fördergelder? Was ist unverzichtbar für einen Event, was kann getrost weggelassen werden?
 
Zwischenkalkulation
Damit das Budget auch während der Eventplanung eingehalten werden kann, müssen die Kosten und Ausgaben kontinuierlich überwacht werden. Anhand des Soll-Ist-Vergleichs wird kontrolliert, ob der Budgetrahmen eingehalten wird. Finden kleinere Abweichungen vom Budgetplan statt, so kann man versuchen an anderen Orten etwas einzusparen. Grössere Änderungen sollten jedoch sofort dem Auftraggeber mitgeteilt und schriftlich bestätigt werden.
 
Nachkalkulation
Nach dem Event wird eine Nachkalkulation durchgeführt. Diese dient als Grundlage für die Schlussabrechnung, welche auch sämtliche Belege und Rechnungen beinhaltet. Mit der Nachkalkulation lässt sich feststellen, ob der Anlass aus wirtschaftlicher Sicht ein Erfolg war. Das Kosten-Nutzen Verhältnis eines Events lässt sich – je nach Anlassart – jedoch nur schwer bestimmen. Nach einem Marketingevent helfen beispielsweise Fragebögen zur Ermittlung der Gästezufriedenheit. 

Tipps und Tricks

• Kontrolliert das Budget kontinuierlich
• Berechnet einen Puffer für Notfälle mit ein. Je gröber die Schätzung, desto höher der Puffer (2-15%)
• Haltet die Kostenstruktur transparent und informiert den Arbeitsgeber bei Änderungen